智能资产管理之RFID档案资产管理解决方案的介绍

一.系统背景

国家及企事业单位的各种信息档案资料数量逐日增多，档案的种类日趋多样化，档案存储越来越多,;而传统的档案管理方式与技术手段所导致的问题也是日益明显，从而致使我国档案行业的信息化管理已经不能满足实际需要，其主要体现在几个方面：档案种类多,数量大,档案整理时间较长,复核工作耗时长等等.

二.系统简介

鉴于目前档案管理存在的种种现状，档案管理的的模式与技术需要改造.作为新一代跟踪与信息识别的苏州新导RFID资产管理技术的快速发展给档案管理的信息化、自动化带来更多的便捷性，具有其他技术方式无可比拟的优越性。促进传统观念的转变、提高现代化档案管理意识，在形成新型的档案保管和苏州新导利用等方面均产生了强劲的推动作用。

三.系统目标

苏州新导RFID资产管理系统需要满足实现档案资料管理的智能化、信息化。按照档案资料日常的存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务，对档案流通进行动态的管理，系统通过RFID标签作为信息载体，对每个档案流通的每个环节进行数据采集和监控，实现档案业务办理的自动化，从而取代传统的工作流程。提高档案管理整体的业务管理能力、减少差错率,实现数据共享、提高对档案管理的效率、简化了管理流程、降低了人员的劳动强度，为档案管理提供了更为便捷、更为有效的管理模式，提高服务水平，提升管理的综合实力。于此同时充分体现了行业界的技术优势，与国际化档案智能化管理接轨。

四.系统功能

苏州新导RFID资产管理系统采用先进的无线射频识别(RFID)技术和成熟的计算机软件技术根据档案管理的实际需求而研发。系统从档案的生成、存档、借阅、查找、盘点、安全等各个管理环节，以RFID作为信息存储媒介，在RFID芯片中存储了档案的基本信息和使用记录。苏州新导利用非接触式的手持式、台式、通道式RFID读写设备，紧密配合后台数据库管理系统，全方位实现档案资料的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。

1.档案存放，整理工作人员接收档案后，将档案信息录入系统，录入的数据包括：档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、存放时间、保存期限、档案内容摘要等。通过RFID电子标签读写设备将保存档案信息写入电子标签芯片中。正常情况下电子标签置于档案盒表面，标签表面可根据具体业务需求印有档案名称、编号、类别、密级等基本信息。

2.档案借取，利用档案大厅安装的自助档案信息查询机，借阅人可以查询出所需借阅档案的信息，并通过查询机打印出借阅小票，小票上打印所需借阅档案信息(名称和编)，以及业务办理的流程，即查询机也具有业务办理自动排号的功能，同时完成外来人员对各类档案资料使用进行统计汇总。

3.档案查找：资料库管理终端接收到借阅申请信息后，自动查询该档案的存放信息，并发送到RFID移动终端。档案管理人员根据RFID移动终端上的提示信息定位档案存放的货位。定位到货位后，通过RFID移动终端扫描定位要查找的资料的具体位置，取出档案。分别读取档案的RFID标签信息和档案货位标签信息，完成查找档案确认。

4.档案借出：管理工作人员将档案移交给大厅工作人员，档案交给借阅者之前，必须苏州新导利用系统设备进行档案电子标签信息采集，系统自动记录借出时间和档案信息。

5.档案归还，用户使用档案后归还档案，工作人员采集档案电子标签信息，系统自动登记归还时间和档案，完成归还登记,随后将档案资料放回指定的位置并通过RFID移动终端读取档案和档案架标签信息确认放回作。若用户超过指定的借阅时间未及时归还档案资料，系统会自动发出报警提醒。

6.档案防盗，RFID资产管理系统实现档案资料的防盗丢失管理以及现场监控。在档案室的出口安装RFID固定读写器、红外对射系统，每个进出通道安装视频监控系统，并与管理中心系统进行网络连接。作员佩带身份卡，在进出库房时系统对作员进行身份鉴权;对于未佩带身份卡进出库房的人员，红外对射系统将产生告警。

7.档案盘点，采用RFID技术进行档案资料的盘点，使得原来沉重繁琐的档案盘点工作变成一项简单快速的工作。档案管理系统发出盘点指令，库房管理终端发送盘点指令到RFID移动终端，库房管理员根据RFID移动终端上的提示，读取档案格和存放的档案的的标签信息，完成一个档案格的盘点作，依次进行直到完成所有档案的盘点作。

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