RFID智能档案管理系统是什么，它的作用又是什么

1.项目背景

1.1智慧档案馆是什么

智慧档案馆是基于物联网、云计算等新技术构建的智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的新型虚拟档案馆。智慧档案馆的管理对象为多元化的档案资源和档馆资源。多元化的档案资源包括馆藏传统档案和新型档案的内容信息与载体信息，如原生的电子档案、档案数字化成果、档案目录数据库、档案载体信息库等；档馆资源管理对象为档案馆楼宇智慧管理。档馆库房自动化、档馆温控系统等。

与目前的数字档案馆相比，智慧档案馆的服务范围将因使用移动服务技术而更为广泛。采用有线宽带技术和无线宽带技术，使智慧档案馆成为宽带档案馆和无线档案馆，在档案馆内将实现档案信息感知与服务的泛在化；并通过三网融合的互联网、移动通信网络等服务平台，实现城乡档案信息利用服务的全覆盖。

智慧档案馆能够在数字档案馆的基础之上，通过各类采集终端和各类有线、无线宽带网络技术，实现物联网、互联网和移动互联网等网络互联，随时采集环境信息、物体动态信息，增强智慧档案馆信息获取、实时反馈和随时随地智能服务的能力，充分发掘数字档案的资源优势，运用新的信息技术和通信技术手段感知、分析、整合档案资源和档案馆运行的信息，从而对于包括档案收集、管理、利用、存储、监督等活动在内的各种需求做出智能响应和智慧支持，为档案馆中物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件，为档案管理和信息开发创造更美好的前景。

1.2智慧档案馆做什么

（一）大数据时代的发展要求

目前，全球已进入信息时代，在这个数据爆炸的时代，每天都有各式各样的数据在不断累积，其累积的速度，令人叹为观止。企业及互联网数据每年以50%的速率在增长，据Gartner预测，到2020年，全球数据将达到35ZB，等于80亿块4Tb硬盘。档案行业当然也是如此，每天海量的数据在产生，如此庞大、复杂的数据以及如此高的增长速度对档案馆的档案存储空间、档案实体整理、档案信息服务等的挑战不言而喻。

智慧档案馆的建设可以很好的解决这一难题。智慧档案馆引入了先进的IT技术，如数据挖掘、物联网、云计算、大数据等，这些技术对于处理高速、大量的数据具有得天独厚的优势。以云计算为例，该技术通过将庞大的计算处理程序自动拆分成无数个较小的子程序，再交由多部服务器所组成的庞大系统经搜索、计算分析之后将处理结果回传给用户。智慧档案馆建设，将当下这些最高新、最前沿的技术充分运用，为档案信息资源深加工和开发利用带来前所未有的前景。

（二）实现档案信息资源的共享

目前，由于档案存放具有特殊的保密性要求和安全性要求，以及各类档案信息化建设的标准化不足，导致档案信息资源共享仍是一个巨大的问题，具体的表现形式是同类型同行业的档案信息资源无法真正实现共享。智慧档案馆依托智慧城市大背景而建，立足于整个行业，充分考虑不同数据的标准，不同平台的兼容性等技术问题，并加强与其他社会公共信息服务的深度融合，从根本上解决了档案信息资源共享难的问题。

（三）电子文件与实体档案的实时关联

在实际的电子文件管理过程中，由于档案部门与电子文件形成部门的分离性和档案收集的滞后性等特点，往往难做到电子文件与实体档案的实时关联，这极大的增加了档案管理的工作量和工作难度基于IT技术的智慧档案馆，通过对有关数据接口的对接，实现电子文件形成过程中即电子流中抓取档案资源，电子文件形成后马上与档案管理，形成一一对应的关系，真正实现文档一体化，实现对电子文件的全面管理，丰富和充实文件生命周期理论

（四）简化档案行政审批流程

简化行政审批流程是打造廉洁、高效、阳光政府的重要举措。档案馆作为提供政府公开信息和民生信息的资源中心，对其行政审批流程的简化，无疑会促进阳光、高效政府的建立。

智慧档案管理对简化档案行政审批流程作用显著：建设好智慧档案馆后，档案利用者在提供必要的证明材料后，将领取到一张智能卡作为身份识别手段。档案利用者的查阅需求发送到系统后，管内审批将会查阅需求按照预设的工作顺序发送到各个用户的终端设备进行在线审批。对于数字档案的利用，用户可以直接在大厅的自主查阅设备上凭卡查阅；对于纸质档案的利用，系统将自动形成调档请求发送到对应库房的管理员终端设备，并用语音广播和LED屏通知管理员，管理员按照指示找到实体档案后通过升降传输设备传输到服务窗口提供相关利用，整个流程快捷顺畅，改变了目前档案“跑断腿”的现状。

（五）简化档案管理工作，提升档案管理效率

依靠人工的资料盘点工作，特别是已归类的盘点工作量太大而且效率很低。管理员盘点资料要凭自身的记忆对资料进行分类放置和记录，费时劳神却又很难达到目的。引入先进的RFID资料盘点工具和方法，可实现资料盘点的自动化或半自动化。

RFID非接触、远距离、快速读取多个标签的特点，使盘点工作简单有效，RFID使从不能盘点到可以盘点、轻松盘点;同样，可以轻松实现顺架等功能;归档时可以根据资料图形化路线(相当于电子地图)指示管理员员按正确位置顺利归档。

（六）安全舒适的档案库房环境

档案库房环境控制系统集环境监控、灯光设备监控、视频监控、消防、防盗监控于一身，全方位控制档案库房的温、湿度、Tvoc、PM2.5、漏水、烟雾、火情和非法进入等情况，保证档案存放环境的安全，延长档案寿命。同时，良好的库房环境极大的保障了档案库房工作人员的身体健康，提升了利用者和工作人员的满意度。

（七）开辟档案宣传和利用新途径

智慧档案馆基于IT技术的前瞻性设计，使其在开展档案宣传和利用的过程中能独辟蹊径。传统的档案宣传工作主要是开展档案借阅、提供档案阅览、提供档案出版物、举办讲座等相对被动的宣传方式。智慧档案馆时代，可以借助新的技术平台，主动寻找潜在人群，有针对性开展宣传，使档案工作真正融入到百姓的生活中。

档案利用工作也可以变被动为主动、通过数据挖掘、云计算等技术手段，全面科学的分析档案用户，及时准确的预测新的利用热点和潜在利用人群，为开发利用做好充分准备。

智慧档案馆不仅是档案资源管理与开发的平台，也是智慧城市的重要组成部分，在智慧城市体系建设中发挥极为广泛的作用。如对社会事业与公共服务信息化而言，智慧档案馆可以以市民和社会组织需求为导向，发挥多元化档案信息资源的服务作用，建立广覆盖、多途径、多样化的档案信息服务体系，让市民和社会组织享受到档案信息化带来的智慧服务和个性化服务。

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