无纸化会议系统在企业发展中的重要性

会议系统目前在很多大型企业已经逐渐应用并备受青睐，企业无纸化会议系统功能全面、效率快，还能节约纸张资源，从而提高执行力和信息沟通水平，为促进企业科学发展提供了技术保障，因此根据企业发展需要构建企业无纸化会议系统是必要的，也是可行的。

一、企业会议系统现状

部分企业在开会前，工作人员需要打印大量会议资料和桌面席卡，会前的准备过程繁琐，工作量大且缺乏应变能力;会场排位手工管理、机动性差、效率低。会议签到、表决、会讨、视频、数据服务等系统相互独立，规模庞大，集成性差：会中文件量大，分发效率不高;与会人员交互时需要操作多套设备（音频、视频、文件操作等），增加系统使用难度。与会人员桌面布局复杂，物品繁多凌乱。视频信息集中于传统大屏幕，距离远者观看困难，且不便实时交互;会中与会者对资料的修改、批注、意见等情况难以归纳记录，与会者讨论、投票表决等内容无法自动保存等，与会者与服务人员间沟通不顺畅：会后一方面与会者携带资料离场，企业重大机密信息可能存在泄密风险进而导致重大商业损失，另一方面会后资料的收集、管理也会耗费大量人力、物力且会造成大量纸张浪费。

二、无纸化会议系统的意义

无纸化会议系统是自动化数字化操作系统，所有电子版会议资料都能够进行终端浏览及操作，明确与会者职能和授权。服务器端设定排位信息后直接更新到各终端，无需人工干预。无纸化终端集成各种会议服务功能，一台终端满足与会人员各种需求。与会人员仅操作无纸化终端，触摸屏操作简单灵活便捷。桌面整洁有序，美观大方。与会人员可操作个人终端，调整更佳视角，不再为距离苦恼。归档方式可自由选择、将讨论的会议文件重点做上标注、便于会后整理、存档。会议呼叫一键完成，不再干扰会议进程。会议资料浏览、下载权限由管理员控制，独创保密方案确保信息安全，防黑客设计保障会议不受干扰，有助于实现无纸化办公，全力推行电子政务，推进企业现代化建设。

三、无纸化会议系统基本构成要素、功能特点分析

无纸化会议系统由三大部分组成：服务器端、会务端和客户终端。其中服务器端可实现会议申请、会议审批、会议管理等功能，操作人员只要操作网络中的任意一台电脑，用管理员的身份登录系统，就可以完成会议前和会议后所提供的全部管理操作，方便系统的使用与维护。会务端是会议过程中的操作端，负责会议运行过程中的资料上传、界面共享的切换、表决议题的发起等操作。客户终端是与会者客户端运行的界面，可实现会议签到、会议信息浏览、会议布局浏览、与会人员信息查询、会议资料交流、界面共享、投票表决、网上浏览、视频点播、资料导出、呼叫服务等功能。

移动无纸化会议系统适用于有移动会议及无纸化会议的企业，从目前的运行情况反馈，系统运行稳定可靠，满足使用单位的移动会议及无纸化会议的需求。

审核编辑：符乾江